Blog
Toptan siparişte ürün listesi hazırlama
Bayi ve üreticiler için ürün kodu, varyant, ambalaj, miktar ve teslim bilgisini tek listede toplayan pratik bir toptan sipariş hazırlığı.
Bu yazıda
- Her ürün ve varyant için üretici, tam ürün adı ve varsa ürün kodunu içeren ayrı bir sipariş satırı açın.
- Ambalaj içeriğini, ambalaj sayısını ve sipariş birimini ayrı alanlarda belirtin.
- Fiyat listesi referansını kaydedin; stok, fiyat ve teslim bilgisini ayrıca teyit edin.
- Alternatif ürünleri ve teslim bilgilerini açıkça işaretleyin; değişiklikleri tarihli tek bir son listede toplayın.
Toptan sipariş listesinde her satır; üretici, ürün adı veya kodu, varyant, ambalaj ve miktar bilgilerini içermelidir. Firma ve teslim bilgileri listenin genel notlarında; alternatifler ve teyit bekleyen alanlar ise ilgili satırlarda yer alabilir. Tarihli tek bir liste hazırlamak, farklı mesajlardaki talepleri bir araya getirir ve satış temsilcisinin hangi bilgilerin kesinleştiğini görmesini sağlar.
Bir sipariş satırında hangi bilgiler bulunmalı?
Üretici adı, ürünün tam adı ve varsa ürün kodu aynı satırda yer alsın. Ardından seçimi değiştiren özellikleri ekleyin. Boyada seri ve renk kodu, donanımda model ve kaplama, yapı ürünlerinde ise talep edilen ürün çeşidi bu alana yazılabilir. “Öncekinden” veya “fotoğraftaki” gibi ifadelerin yanında yazılı bir ürün referansı da bulunması, tekrar görüşme ihtiyacını azaltır.
Tek bir satırda birden fazla renk, ölçü veya model toplamamaya çalışın. Her varyantın miktarı ayrı görüldüğünde teklif ile talep listesini karşılaştırmak kolaylaşır. Fotoğraf ekliyorsanız hangi satıra ait olduğunu belirtin; ürün etiketi okunmuyorsa bunu kesin bir ürün tanımı gibi kullanmayın.
Miktar ve ambalaj nasıl yazılmalı?
Adet, takım, kutu, torba veya başka bir sipariş birimi kullanılıyorsa birimi açıkça yazın. Ambalaj içeriği ile istenen ambalaj sayısını ayrı alanlarda göstermek yararlıdır. Böylece toplam miktar konuşulurken aynı birim üzerinden ilerlenir. Ambalaj bilgisi henüz belli değilse satış temsilcisinden teyit beklediğini işaretleyin.
Bir iş için hesaplanan ihtiyaçla siparişe dönüştürülen miktarı da ayırın. Örneğin uygulama alanı hakkında verilen bilgi, seçilecek ürünün ambalaj adediyle aynı şey değildir. Miktarın uygulamacı tarafından mı bildirildiğini, mevcut stoktan mı tamamlandığını veya teklif amacıyla mı istendiğini not etmek, sonradan değişen satırların nedenini açıklar.
Fiyat listesi siparişe nasıl referans verilmeli?
Öz Boya’nın fiyat listeleri ve katalogları sipariş hazırlığında başvurulabilecek kaynaklardır. Çalıştığınız dosyanın tarihini ve ürünün geçtiği bölümü not edin. Katalogdaki ürün tanımıyla fiyat listesindeki sipariş satırını eşleştirin; yalnız sayfa görüntüsü paylaşmak yerine ürün adını metin olarak da yazın.
Fiyat, ürünün temin durumu ve teslim beklentisini ayrı sorular olarak ele alın. Bir kalemin listede yer alması, belirli bir tarihte tesliminin teyit edildiği anlamına gelmez. Teklif talebinde hangi satırların öncelikli olduğunu belirtmek, görüşmenin acil ihtiyaçlardan başlamasını sağlar. Kesinleşen bilgiyi tarihli son listeye işleyin.
Alternatif ürün ve teslim bilgisi nasıl belirtilmeli?
Alternatif ürün değerlendirmesine açık olan satırları belirtin. Önerilen ürün için yeni kod, varyant ve miktar ayrı görülmeli; karar verilecek konular eski satırın içinde kaybolmamalıdır. Alternatifin kim tarafından onaylanacağını da yazabilirsiniz. Bu yöntem, teknik değerlendirme gerektiren bir değişikliğin yalnız fiyat karşılaştırması olarak ele alınmasını önler.
Teslim adresi, alıcı firma, teslimatı karşılayacak kişi ve talep edilen zaman aralığını listenin genel notlarına ekleyin. Farklı adreslere gidecek ürünleri kendi teslim gruplarında toplayın. Nakliye düzeni veya kısmi teslim beklentisi varsa bunu görüşmede netleştirin; henüz konuşulmamış bir koşulu siparişin doğal parçası olarak kabul etmeyin.
Göndermeden önce son okuma
- Her satır tek bir ürün ve varyantı mı anlatıyor?
- Ürün kodu, ambalaj, miktar ve birim birlikte okunabiliyor mu?
- Teyit bekleyen alanlar açıkça işaretlendi mi?
- Alternatiflere ilişkin karar ayrı yerde görünüyor mu?
- Firma ve teslim bilgileri güncel mi?
- Listenin tarihi ve son sürümü belli mi?
Değişiklik yaptığınızda yalnız “iki kutu daha” mesajı göndermek yerine, hangi ürünün toplam miktarının değiştiğini belirtin. Güncellenmiş listeyi bölge temsilcinizle paylaşın ve önceki sürümün yerine geçtiğini yazın. Onaylanan son kopyayı saklamak, sonraki siparişin hazırlanması ve gelen ürünlerin listeyle karşılaştırılması için ortak bir referans oluşturur.
Kaynak
- Öz Boya — Fiyat listeleri ve kataloglar: ürün ve dosya referanslarını kontrol etmek için şirketin yayımladığı liste sayfası.
